英文手紙の基本【ビジネスレターの形式】
ビジネスレターとは
ビジネスレターの形式とは、個人や会社がビジネス上の用件を通知する目的で相手に出す手紙の形式を指します。英語のビジネスレターの形式にはいろいろなものがありますが、ここでは一般的なセミ・ブロック形式とフル・ブロック形式をご紹介します。
セミ・ブロック形式
- 差出人住所と日付
英語のビジネスレターでは余白を置いて右端によせ、各行の頭を揃えて書きます。 上記の手紙はアメリカ式（月、日、年の順番）ですが、イギリス式では、日、月、年の順番で書きます。住所の書き方は英文手紙の基本【封筒・はがきの書式】を参照してください。 - 会社との取引番号
取引を円滑に進めるため、取引番号が指定してあるなら必ず書きましょう。場所は日付から１行空けて書きます。 - 受取人氏名と住所
上記の日付や取引番号から４～５行空けて左端に書きます。住所の書き方は英文手紙の基本【封筒・はがきの書式】を参照してください。 - 冒頭辞
英語のビジネスレターで気をつけなければならないのが敬称です。Dearのあと、男性宛であれば＜Mr.＋名字＞、既婚女性や未亡人なら＜Mrs.＋名字＞、婚姻状態がわからない女性には＜Ms.＋名字＞を使いましょう（一般的にDearの後は, フルネームは書きません）。
相手の名前を知らない場合は、Dear Sir（男性宛）、Dear Madam（女性宛）、Dear Sir or Madam（性別不明）を使いましょう。また、To whom It May Concern（関係者各位）という言葉も頻繁に見られます。 冒頭辞の後は、一般的にアメリカ式ではコロン（：）、イギリス式ではコンマ（,）が使われます。 - 本文
冒頭辞から１行、左端から５字空けて（TABキーを押しても良い）から書き始めましょう。新しい段落を書き始めるときは、１行空けて、同様に左端にスペースをとって書きます。 - 結辞
本文の下に１行空け、中心より右よりに書き、コンマで終わります。ビジネス形式ではYour truly, Sincerely yoursが一般的です。その他の結辞については、用語集の結辞一覧を参照してください。 - 署名
結辞の下に英語で自分の氏名をサインします。 - 氏名
結辞から４行空けて頭を揃えるか、手書きなら活字体で書きましょう。役職は氏名のすぐ下に記します。 - その他
同封物(Enclosure)がある場合は、氏名から１行空けて、Encl: a copy of the policy the appropriate fromという風に同封物を明記します。追伸（P.S.）を書く場合も同様に氏名から１行空けて書きます。
フル・ブロック形式
このフル・ブロック形式は、主に会社と会社の間で使われます。書き方の各要素①～⑨は、すべて文字を左端に揃えるということ以外上記、セミ・ブロック形式と同じですので、そちらを参照してください。
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